konsep Senam Mahasiswa UIN Suka 2018

SUSUNAN JADWAL SENAM MAHASISWA

Tema: Menjalin Ukhuwah Islamiyah Dengan Berolahraga

Hari    :

Rundown Acara
Waktu	Acara	PJ dan Petugas	Konsep	Perlengkapan
05.45-06.30	Persiapan	Hasan, Ghulam, Anshori Wika Kopma	Menyiapkan segala alat dan keperluan untuk senam	Sumber listrik dari Poliklinik, Sound system, micropon, colokan hp ke ke sound, rol kabel, banner, Lagu-lagu (Hymne dan Mars UIN, dangdut, dan lagu senam)
06.30-07.00	Registrasi	Wika	Penerimaan peserta senam	Meja dan kursi pendaftaran Daftar peserta, bolpoin,
07.00-07.05	Pembukaan	Fitri	Pembukaan diisi oleh MC	micropon
07.05-07.10	Menyanyikan Indonesia Raya	Tita	Pakai dirijen	Lagu Indonesia Raya
07.10-07.20	Sambutan (Presma/perwakilan Dema-U)	Presma/Dema U dan Kopma	Visi dan misi diadakan senam mahasiswa	micropon
07.20-08.10	Senam	Fitri, Riri, Tita	Sambutan	Lagu untuk Senam
08.10-08.45	Outbond	Kopma	Panitia menyiapkan setiap kebutuhan yang akan digunakan ketika outbond akan dimulai (spt: , kenyamanan lapangan/tempat)	Bola Rompi Peluit, ember, air, tali, dll
08.45-09.00	Penutup dan Makan	Semua panitia	Berkelompok terus dibagi perkelombok disuruh saling berkenalan	Konsumsi roti atau (snack tabur) dan Air mineral

Susunan Panitia Senam Mahsiswa

Ketua panitia                           : Moch Anshori                       (14820108)

Sekretaris dan Konsumsi        : Wika Nurmaysyah Putri        (15120090)

Keamanan dan PDD               : Ach. Attaubatul Ghulam      (14510023)

Perkab dan Acara                    : Hasan Ibadin                         (15410060)

Nb: Diantara Panitia Wajib saling bantu

Moch. Anshori

A.    Job Desc spesifik Ketua Panitia :

1.        Bertanggungjawab terhadap kegiatan pelaksanaan Senam Mahasiswa.

2.        Memimpin jalannnya rapat.

3.        Berusaha menjadi motivator dan dinamisator untuk menciptakan suasana yang penuh ukhuwah islamiyyah baik panitia maupun peserta senam.

4.        Mengambil keputusan yang sistematis dalam setiap kegiatan.

5.        Pengendali dan pengarah dalam kegiatan.

6.        Memotivasi  dan mengontrol kerja panitia.

B.     Humas

7.        Mencari info tentang peminjaman tempat senam (di depan Poliklinik).

8.        Survey lokasi, fasilitas apa saja yang tersedia (jumlah mikrofon, jumlah meja, jumlah tempat duduk, LCD, pencahayaan, sound, roll kabel, colokan hp ke sound, lagu/musik, banner) dan fasilitas apa saja yang perlu ditambahkan sendiri.

9.        Mulai menjalin komunikasi dengan Kabag Rumah Tangga (Dr. Imam Zamakhsari) untuk peminjaman tempat.

10.    Menyebarkan surat undangan.

Wika

A.    SIE Sekretaris

1.        Survey dan belanja kertas hvs, amplop putih, lem, double tip,  untuk pengiriman dan perlengkapan lain sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan.

2.        Absensi setiap rapat harus terkumpul rapi, jangan sampai hilang, dan notulensi setiap rapat. Absensi untuk dimasukkan ke LPJ. Setiap rapat harus ada kesekretariatan yang datang minimal 1 orang

3.        Persiapan surat masuk dan surat keluar. penomoran jelas dan tepat. Penomoran surat diurutkan. Untuk surat keluar harus jelas kepada siapa, perihal apa dan yang mengeluarkan siapa. Undangan jangan mendadak, usahakan maksimal 1 mingggu sebelum acara sudah diterima oleh yang bersangkutan. Himbau kepada seluruh panitia yang memerlukan surat keluar jangan mendadak.

4.        Meminta bantuan sie humas mengenai siapa saja yang akan di undang. up date alamat/ tempat tujuan para undangan.

5.        Dokumentasi nama – nama peserta. maksimal 1 hari sebelum hari H. memastikan peserta yang akan mengikuti acara. Atau bisa menyediakan absen pada saat registrasi.

6.        Beberapa hari sebelum hari H, meminta bantuan sie perkap untuk menyiapkan laptop.

7.        Pada waktu hari H, datang 1 jam sebelum regristasi dibuka, menyiapkan meja regristasi, siapkan apa saja yang diperlukan di sana (form registrasi/absensi).

8.        Notulensi dan berita acara di PJ kan pada 1 orang pada setiap acara.

9.        Rapikan notulensi, daftar hadir ( peserta dan panitia).

10.    Persiapan pembuatan LPJ, meminta laporan secepatnya dari masing ko.sie.

11.    Pembuatan LPJ maksimal 1 minggu setelah kegiatan sudah jadi.

12.    LPJ untuk DEMA-U

B.     SIE KONSUMSI

1.        Menuliskan kemungkinan yang akan terjadi pada hari H dan apa saja yang perlu dipersiapkan sesuai harapan anda dalam Sie Konsumsi.

2.        Mencari informasi sebanyak-banyaknya tentang catering, tempat belanja yang murah, jenis-jenis roti, dll.

3.        Selalu berkoordinasi dengan sie acara karena sangat penting hubungannya dengan pesanan sie konsmsi (missal, waktu makan peserta/panitia kegiatan).

4.        Pertimbagkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari.

5.        Pastikan jumlah peserta /panitia/undangan yang akan diberi makan beberapa hari sebelumnya untuk memudahkan penghitungan konsumsi.

6.        Membuat anggaran dana semu berapa kira-kira dana yang dibutuhkan untuk sie konsumsi.

7.        Mengoptimalkan koordinasi antar anggota sie konsumsi.

8.        Memepertimbangkan jenis makanan yang akan disajikan di hari H, mulai jenis , rasa waktu, dll.

9.        Mengidentifikasi peralatan yang dibutuhkan untuk sie konsumsi, sedapat mungkin dapat terlengkapi beberapa hari sebelum hari H.

Hasan

A.    Job desc spesifik Perkab:

1.        Mencari semua perlengkapan yang diperlukan.

2.        Menata lokasi untuk tiap mata acara senam seperti: Pembukaan, Sambutan, regristasi peserta, lunch/coffe break jika ada.

3.        Memasang setiap peralatan yang diperlukan untuk setiap mata acara, pastikan jumlahnya tidak kurang. kalau bisa dilebihkan untuk jaga-jaga.

4.        Mengadakan perjanjian / memastikan satpam bersedia untuk stand by di depan lokasi selama hari H untuk pengaturan lalu lintas.Tahap ini sebaiknya selesai pada sore hari pada H-1, agar gladi bersih lokasi dapat dilakukan sebelum malam terlalu larut ( untuk acara – acara besar ). Atau 1 jam sebelum acara senam mahasiswa di mulai.

B.     SIE ACARA

1.      Menyusun susunan dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia.

2.      Membuat / mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia, ex : TOT, rapat besar.

3.      Koordinasi dengan sie lain :

Sie Humas, koordinasi berhubungan dengan pemateri dan tamu undangan,

Sie Kesektariatan, berhubungan dengan curriculum vitae pemateri dan moderator, Sie Danus, untuk mengetahui ada atau tidaknya sponsor yang meminta waktu untuk persentasi, untuk mengetahui produk – produk sponsor yang bisa dipakai untuk doorprize,

Sie Konsumsi, koordinasi mengenai waktu makan / pembagian konsumsi/ coffee break (Jika ada)

Sie PDDM, koordiansi susunan acara untuk disertakan dalam publikasi, konsep acara untuk setting ruangan, iklan dari sponsor yang harus ditampilkan
Sie Perlengkapan, koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama acara berlangsung

4.    Memilih MC dan menjelaskan konsep acara (Formal, semi formal atau informal).

5.    Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari H.

6.    Briefing/koordinasi terakhir sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain tahu jika ada perubahan–perubahan baru mengenai pelaksaan acara.

Ghulam

A.    SIE PDDM (PUBLIKASI, DEKORASI, DOKUMENTASI, dan MULTIMEDIA)

1.        Menyiapkan desain untuk publikasi, spanduk, name tag panitia/kartu panitia, sertifikat, dan pamflet (jika perlu).

2.        Menyiapkan dekorasi ruangan/tempat senam sesuai tema acara.

3.        Mendokumentasikan mulai dari pra-acara, selama acara, dan saat evaluasi acara

4.        Memastikan dan membuat multimedia untuk keperluan acara (sesuai permintaan sie acara)

5.        Bekerja sama dengan sie humas untuk publikasi kegiatan

B.     SIE KORLAP

1.        Menjadi koordinator lapangan pada acara senam mahasiswa

2.        Turut mengatur keamanan peserta maupun tamu undangan.

3.        Menjaga keamanan selama acara berlangsung.

Semua Panitia

Advertisements

A.    Gladi bersih lokasi

Tujuan utama tahap ini adalah untuk memastikan bahwa setiap alat yang akan digunakan pada setiap mata acara dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, dan jumlahnya tidak kurang dari kebutuhan.

Job desk spesifik :

1.        Mengecek peralatan di tempat acara (depan Poliklinik), pastikan suara mikrofon dan sound dapat didengar di ruangan/tempat acara.

2.        Mengecek setting tempat/ruang makan (jika ada).

3.        Mengecek setting area regristasi.

4.        Mengecek setting ruang pantia